أعلنت الهيئة العامة للإحصاء عبر موقعها الإلكتروني (بوابة التوظيف) توفر وظيفة شاغرة بمسمى (سكرتير تنفيذي) بمدينة الرياض، وذلك وفقاً لبقية التفاصيل الموضحة أدناه.
المسمى الوظيفي:
- سكرتير تنفيذي.
هدف الوظيفة:
- يتولى سكرتير تنفيذي مسؤولية إجراء الخدمات الإدارية، ورصد أنشطة التحضير لاجتماعات المدير المباشر، وإدارة مراسلات المدير المباشر، وتنظيم اجتماعات اللجان.
الأدوار والمسؤوليات:
- إجراء الأنشطة اليومية إلى جانب ضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات.
- الإسهام في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات بما يتماشى مع الممارسات الرائدة.
- بناء علاقات عمل مع أصحاب المصلحة الداخليين المعنيين.
- جمع تعقيبات من أصحاب المصلحة الداخليين بشأن المشكلات التي يتم مواجهتها والمتطلبات الأخرى.
- الإسهام في إعداد التقارير بشأن التقدم المحقق، والموجهة لجميع أصحاب المصلحة المعنيين من أجل إبقائهم على اطلاع بالتقدم المحقق.
- الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات لضمان الالتزام بالمعايير المحددة.
- مقابلة الضيوف والترحيب بهم نيابة عن المدير المباشر بناءً على المراسم المحددة، ومرافقتهم إلى الغرفة المخصصة.
- ضمان توافر جميع المستلزمات المكتبية والقرطاسية للمدير المباشر والحفاظ على نظافة مكتب المدير المباشر والمنطقة على أساس مستمر.
- تنظيم جداول مواعيد المدير المباشر وتقويمات الفعاليات والخطة الأسبوعية وإعداد المتطلبات اللوجستية مثل إعداد الغرفة والمستلزمات المكتبية المطلوبة ووسائل الراحة للاجتماعات.
- التأكد من توفر غرف الاجتماعات وفقًا لجدول المدير المباشر وإدارة نظافة الغرف وتنظيمها لضمان الرضا وترسيخ السمعة المهنية للمدير المباشر.
- حضور اجتماعات الرئيس / مجلس الإدارة / اللجان وتزويد الأعضاء بالمعلومات والوثائق والبيانات اللازمة لمناقشتها في الاجتماع.
- إدارة المراسلات الورقية والإلكترونية الواردة والصادرة الخاصة بالمدير المباشر لضمان السرية والالتزام بالمواعيد.
- إدارة ردود المدير المباشر على استفسارات محددة، وفقًا للإرشادات والتعليمات، من خلال الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات الدقيقة.
- المتابعة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين بشأن الطلبات أو الإجراءات الشكلية التي يطلبها المدير المباشر لضمان الالتزام بالمواعيد.
- تحديث قاعدة البيانات بدقة بإضافة الأسماء والأرقام الداخلية والخارجية للتتبع الصحيح والرجوع إليها في المستقبل.
- تحديد قائمة اللجان الداخلية والخارجية وتوضيح الغرض من اللجان ومساهمة الهيئة.
- صياغة خطاب الترشيح لإخطار أصحاب المصلحة المعنيين في الهيئة بتعيينهم في اللجان الداخلية والخارجية.
- تنظيم اجتماعات اللجان وتنفيذ المتطلبات اللوجستية اللازمة.
- حضور اجتماعات اللجان ومتابعة نتائج الاجتماعات والمسائل العالقة وتنفيذ القرارات بالتنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين.المهارات:
- مهارات اتصال ممتازة باللغة العربية والإنجليزية.
- القدرة على إدارة التقويم وجدولة الاجتماعات.
- مهارات تنظيمية ممتازة.
- القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الوقت بفعالية.
- مهارات الكمبيوتر والحاسوبية المتقدمة.
- القدرة على المحافظة على سرية المعلومات والثقة.
موعد التقديم:
- التقديم مُتاح الآن بدأ اليوم السبت بتاريخ 1446/08/02هـ الموافق 2025/02/01م.
طريقة التقديم:
- من خلال الرابط التالي:
للتقديم عن طريق الواتساب اضغط هنا
https://wa.me/message/DH6RN3H4CWHXI1